Verzuim registreren of regie voeren op verzuim: waarom dat twee verschillende dingen zijn

(Adv.) In veel organisaties wordt verzuim goed bijgehouden. De ziekmelding gaat het systeem in, de arbodienst krijgt een seintje, de poortwachtertermijnen staan in de agenda en de documenten worden op tijd ondertekend. Alles klopt, en toch daalt het verzuim niet. Dat komt doordat registreren en regie voeren twee verschillende activiteiten zijn. De eerste zorgt dat je aan de wet voldoet. De tweede zorgt dat er iets verandert.

Wat registreren oplevert, en wat niet

Registreren is noodzakelijk. Zonder een sluitend dossier loopt een werkgever bij de WIA-aanvraag het risico op een loonsanctie, en zonder cijfers weet niemand of het verzuim stijgt of daalt. Maar een registratie beschrijft alleen wat er is gebeurd. Ze vertelt dat iemand acht weken thuis zit, niet waarom, en al helemaal niet wat er nodig is om daar verandering in te brengen.

De valkuil is dat het proces zelf het doel wordt. Als de probleemanalyse op tijd is en het plan van aanpak is getekend, lijkt het werk gedaan. In werkelijkheid is het plan dan pas het begin. Veel dossiers die formeel in orde zijn, zijn inhoudelijk leeg: de afspraken zijn vaag, niemand voelt zich eigenaar en de medewerker wacht op de bedrijfsarts terwijl de bedrijfsarts wacht op de werkgever.

Wat regie voeren betekent

Regie voeren begint met een andere vraag. Niet “wat mankeert deze medewerker”, maar “wat kan deze medewerker nog, en wat is er nodig om dat te benutten”. Dat verlegt het gesprek van ziekte naar inzetbaarheid. Een leidinggevende die regie voert, wacht niet tot de bedrijfsarts een oordeel heeft gegeven, maar bespreekt vanaf de eerste dag welke taken wel mogelijk zijn en wat de organisatie daarvoor moet aanpassen.

Regie betekent ook dat de werkgever zelf beslist, met het advies van de bedrijfsarts als input en niet als bevel. De bedrijfsarts stelt belastbaarheid vast; wat daarmee gebeurt, is een keuze van de organisatie. Wie dat verschil begrijpt, stopt met wachten en begint met sturen. Daar hoort bij dat je weet wat verzuim kost, ook op langere termijn: loondoorbetaling in de eerste twee jaar, en daarna nog jarenlang de gevolgen van een WGA-instroom via de premie of het eigenrisicodragerschap. Wie die rekening kent, kijkt anders naar een dossier dat “wel loopt”.

Een derde element is het gesprek zelf. Regie voeren vraagt om gesprekken waarin de medewerker serieus wordt genomen en tegelijk wordt aangesproken op zijn eigen rol. Dat is iets anders dan een vriendelijk belletje om te vragen hoe het gaat. Het vereist structuur, een duidelijk doel en de vaardigheid om weerstand te hanteren zonder de relatie te beschadigen.

Een vak dat je kunt leren

De omslag van registreren naar regie is in Nederland uitgewerkt tot een eigen benadering, waarvan CS Opleidingen zichzelf de bedenker noemt. De bijbehorende CROV opleiding is bedoeld voor casemanagers, HR-professionals en arbeidsdeskundigen die het verzuimproces niet alleen willen bewaken maar willen sturen. Het traject bestaat uit zeven klassikale lesdagen plus een examen, met ongeveer 140 uur studiebelasting in een blended vorm van e-modules en lesdagen. De inhoud loopt van de sociale zekerheid in de eerste twee ziektejaren en de regelgeving daarna, inclusief arbeidsrecht, via gesprekstechniek volgens het BOB-model en de samenwerking met de bedrijfsarts bij psychisch verzuim, naar verzuimbeleid op organisatieniveau. Het examen bestaat uit een schriftelijk open-boekdeel en een online assessment van dertig minuten met een acteur, waarin het gesprek zelf wordt beoordeeld.

Wie slaagt, kan zich laten registreren bij het RNVC met de titel CROV of bij het RSC met de titel ROV. Voor wie nog geen basis heeft, is de Basis Opleiding Casemanager van dezelfde opleider een gebruikelijke eerste stap. Arbeidsdeskundigen en andere professionals kunnen met het traject PE-punten behalen via de NVvA, Hobéon SKO en NIRPA.

Wie de omslag maakt

Over CS Opleidingen zelf valt te zeggen dat het een praktijkopleider is die sinds 2009 bestaat, met Hobéon-accreditatie en NRTO-lidmaatschap, en met docenten die zelf als casemanager, arbeidsdeskundige, bedrijfsarts of mediator werken. Dat past bij het onderwerp: regie voeren leer je niet uit een wettekst maar van mensen die dagelijks tegenover werkgevers, bedrijfsartsen en medewerkers zitten.

Voor een organisatie is de belangrijkste vraag niet welk systeem het verzuim registreert, maar wie er eigenaar is van het resultaat. Zolang dat niemand is, blijft verzuim iets dat de organisatie overkomt. Zodra iemand de regie neemt, wordt het iets waar je op kunt sturen. Dat verschil zie je niet in de administratie, maar wel in het aantal mensen dat na een paar maanden weer aan het werk is.